Du hast die Arbeit sauber erledigt, die Rechnung verschickt und dann: nichts. Das Geld bleibt aus, und die Zahlungsfrist ist längst verstrichen. Das kennt fast jeder Handwerker. Eine offene Rechnung ist ärgerlich, aber kein Grund zur Panik. Mit dem richtigen Vorgehen kommst du in den meisten Fällen ganz ohne Streit zu deinem Geld. In diesem Beitrag zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du eine Mahnung schreibst und mit säumigen Kunden umgehst.
Wann darfst du überhaupt mahnen?
Grundsätzlich gerät ein Kunde in Verzug, sobald die auf der Rechnung genannte Zahlungsfrist abgelaufen ist. Hast du keine konkrete Frist angegeben, solltest du zuerst eine Mahnung mit einer neuen Frist verschicken. Erst dann befindet sich der Kunde offiziell im Zahlungsverzug.
In der Praxis lohnt es sich, auf der Rechnung immer ein klares Zahlungsziel anzugeben, zum Beispiel 30 Tage netto. So ist von Anfang an klar, bis wann bezahlt werden muss. Bevor du die erste Mahnung rausschickst, gib deinem Kunden aber ruhig ein paar Tage Puffer. Manchmal ist eine Rechnung einfach untergegangen oder liegt noch unbearbeitet auf dem Pult.
Der freundliche Anfang: Die Zahlungserinnerung
Bevor du das Wort Mahnung überhaupt in den Mund nimmst, starte mit einer freundlichen Zahlungserinnerung. Viele Kunden zahlen schlicht aus Vergesslichkeit zu spät, nicht aus bösem Willen. Ein netter Ton erhält die Kundenbeziehung und bringt dich oft schneller ans Ziel als ein harter Brief.
Eine gute Zahlungserinnerung enthält:
- Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
- Den offenen Betrag
- Einen freundlichen Hinweis, dass die Zahlung noch aussteht
- Eine neue, klare Frist von etwa 10 Tagen
- Deine Zahlungsangaben inklusive QR-Rechnung
Ein Satz wie Vielleicht ist die Rechnung bei Ihnen untergegangen nimmt jeglichen Druck raus und wirkt trotzdem professionell.
Die richtige Mahnstufe wählen
Wenn die Zahlungserinnerung nichts bringt, folgt die erste eigentliche Mahnung. In der Schweiz ist es üblich, in mehreren Stufen vorzugehen. So bleibst du fair und dokumentierst gleichzeitig, dass du alles versucht hast.
1. Mahnung
Der Ton bleibt sachlich und höflich. Du weist erneut auf den offenen Betrag hin und setzt eine neue Frist. Verzugszinsen kannst du bereits ankündigen.
2. Mahnung
Jetzt wird der Ton bestimmter. Du machst klar, dass dies die letzte Aufforderung vor weiteren Schritten ist. Hier darfst du Mahngebühren und Verzugszinsen konkret aufführen.
3. Mahnung
Die letzte Mahnung ist eine deutliche Aufforderung. Du kündigst an, dass du bei ausbleibender Zahlung rechtliche Schritte oder eine Betreibung einleitest. Setze eine kurze, letzte Frist.
Verzugszinsen betragen in der Schweiz gesetzlich 5 Prozent pro Jahr, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Mahngebühren solltest du massvoll halten, damit sie glaubwürdig bleiben.
Was tun, wenn gar nichts hilft?
Reagiert der Kunde auch nach der dritten Mahnung nicht, bleibt dir der Weg über das Betreibungsamt. Du reichst ein Betreibungsbegehren ein, und der Kunde erhält einen Zahlungsbefehl. Das klingt dramatisch, ist in der Schweiz aber ein ganz normales Verfahren.
Bevor du diesen Schritt gehst, lohnt sich oft ein persönliches Gespräch. Ein kurzes Telefonat kann Wunder wirken und zeigt dem Kunden, dass es dir ernst ist. Vielleicht steckt der Kunde in finanziellen Schwierigkeiten. In solchen Fällen ist eine Ratenzahlung manchmal die bessere Lösung als ein langwieriges Verfahren.
Vorbeugen ist besser als mahnen
Am besten ist es natürlich, wenn es gar nicht so weit kommt. Ein paar einfache Massnahmen helfen dir dabei:
- Stelle deine Rechnung sofort nach Abschluss der Arbeit, nicht erst Wochen später
- Verwende immer eine QR-Rechnung, das erleichtert die Zahlung
- Vereinbare bei grösseren Aufträgen eine Anzahlung oder Teilzahlungen
- Halte deine Zahlungsfristen und Konditionen klar und schriftlich fest
- Behalte deine offenen Posten regelmässig im Blick
Je klarer und schneller deine Administration läuft, desto seltener wirst du überhaupt mahnen müssen.
Fazit
Eine Mahnung schreiben ist kein Grund für schlechtes Gewissen. Du hast eine Leistung erbracht und hast Anspruch auf dein Geld. Wichtig ist, dass du in Stufen vorgehst: erst freundlich erinnern, dann bestimmter werden und im Notfall die Betreibung einleiten. Bleib dabei immer sachlich und professionell, dann bleibt in vielen Fällen sogar die Kundenbeziehung erhalten. Mit klaren Fristen und einer sauberen Administration ersparst du dir zudem viel Ärger im Voraus.
Übrigens: Mit Offino, dem KI-Offertentool für Handwerker in der Schweiz, erstellst du im Nu saubere Offerten und Rechnungen und behältst deine offenen Posten immer im Blick. So bleibt mehr Zeit fürs Handwerk statt fürs Mahnen.